Vous emménagez dans un bureau fermé dans les prochains mois? On vous présente 25 solutions technologiques qui sauront vous faciliter la vie. Certains sont essentiels, comme le deuxième écran ou la connexion Internet fiable. D’autres relèvent d’un bureau du futur et sont disponibles seulement dans des espaces high-tech comme 2C2B Coworking Mascouche. Alors, êtes-vous prêt à travailler comme demain dans votre bureau fermé en coworking ? On commence le décompte !

1. La station assis-debout

On le sait, votre poste de travail doit être ergonomique. Surtout si vous passez de longues périodes de temps dans votre bureau fermé en coworking. Chaise ajustable, clavier adapté… Ajoutez une table à station assis-debout à votre aménagement. Comme ça, vous profitez d’une solution technologique versatile pour varier les postures durant la journée. Disponibles en version électrique ou mécanique, les stations assis-debout sont incluses avec la plupart des bureaux fermés en coworking.

2. Ah, cette fameuse connexion Internet

Il n’y a pas de doute – en 2022, un travailleur sans Internet est bien mal équipé… Assurez-vous que votre bureau privé en coworking est équipé d’une connexion fiable de calibre Affaires. Certains espaces choisissent de s’équiper de plusieurs connectivités parallèles. Ainsi, si une ligne fait défaut, il y en a une autre qui embarque. Vos activités nécessitent un accès Internet par câblage? Vérifiez que cette solution est disponible avant d’emménager dans vos locaux.

3. Un, deux ou trois écrans?

Évidemment, le bureau d’aujourd’hui, c’est bien plus que votre portable. Il est important d’installer votre espace de travail de manière ergonomique pour travailler efficacement. La plupart des coworkings offrent la location d’un deuxième écran sur demande. Pour aller plus loin, vous pourriez aménager un setup à trois écrans. Variez-en la taille quitte à intégrer un écran de gamer, voire un téléviseur intelligent à même votre bureau. Lisez notre article sur les pratiques ergonomiques pour apprendre comment bien disposer vos nombreux écrans.

4. Contrôlez votre environnement

Selon les principes de construction WELL, vous devriez avoir le contrôle total de la température et de la luminosité de votre espace de travail. Les meilleures pratique suggèrent que chaque bureau fermé en coworking dispose d’un thermostat séparé. De cette façon, les usagers pourront réguler la température environnante comme bon leur semble.

5. Objectif: insonorisation maximale

Votre bureau fermé en coworking devrait être très bien insonorisé et entièrement confidentiel, mais ce n’est pas toujours le cas. Certains espaces s’offrent les services d’un acousticien qui viendra évaluer le niveau sonore et recommander des mesures correctives. Masquage sonore diffusé dans les couloirs. Parois d’insonorisation. Alcôves bâties pour limiter la propagation du bruit. Il existe beaucoup de solutions pour garantir une qualité de vie appréciable à tous les occupants de l’espace.

6. Luminosité : oui, mais pas trop

Votre bureau est vitré ? On espère que c’est le cas – la lumière du jour est propice à la productivité et prévient les déprimes saisonnières. Par contre, prenez le temps de calibrer la luminosité au cours de la journée, au moyen de stores automatiques ou manuels. Idéalement, vos stores devraient présenter un degré d’opacité réglable pour un contrôle absolu. Variez également les sources de lumière électrique. En plus de l’éclairage principal, installez au moins une lumière d’ambiance et, pourquoi pas, une lampe de luminothérapie pour traverser les longues journées hivernales.

7. Tout pour les visioconférences

On le sait, le mode de travail hybride est là pour rester… et les visioconférences aussi, qu’on les aime ou non ! Dotez-vous d’un éclairage flatteur et d’un décor digne de votre image. Il existe même des professionnels pour vous aider à aménager votre environnement spécifiquement pour les visioconférences. Si vous occupez un bureau privé en coworking, votre environnement est sûrement suffisamment professionnel. Mais qu’en est-il de votre équipement technologique? Ce qui nous amène au prochain point…

8. Un studio avec ça ?

Pas besoin d’être animateur de podcast pour s’offrir un studio d’enregistrement bien équipé. Un studio multimédia avec caméra de haute définition, projecteurs et micros de qualité. Voilà le nec plus ultra pour l’enregistrement de formations autant que pour vos visioconférences professionnelles. Peu d’entreprises s’offrent un studio à même leurs locaux. C’est là un autre avantage technologique d’un bureau fermé en coworking, qui permet souvent d’accéder à un studio de podcast. 

 9. La cabine téléphonique

L’ensemble de votre équipe s’est installée dans un bureau fermé en coworking avec 2, 5 ou même 10 postes de travail ? Il est possible que vos visioconférences ou appels téléphoniques se passent moins calmement que prévu… On espère que votre bureau fermé en coworking comprend l’accès à des cabines téléphoniques. Ces cabines vitrées sont quelquefois intégrées à la structure de l’édifice. Elles peuvent aussi prendre la forme d’un cubicule insonorisé.

10. La boîte postale intelligente

Vous avez votre adresse professionnelle dans l’espace de coworking ? Assurez-vous que le courrier et les colis soient gérés efficacement et de manière confidentielle. Chez 2C2B Coworking Boisbriand et Mascouche, on a adopté la solution technologique des casiers postaux intelligents d’Expedibox, une jeune entreprise québécoise. Lorsqu’on reçoit votre courrier, on vous envoie une alerte. Votre colis est déposé dans un compartiment sécurisé Expedibox. Alors, vous n’avez qu’à venir le récupérer au moyen d’un code unique. Ramassage sans contact, à votre convenance.

11. Sécurisé… sans clé !

Les environnements de travail de demain sont entièrement technologiques. Et ça comprend le système d’accès de votre bureau fermé en coworking ! Un environnement sans clé peut vous faciliter la vie. Certaines technologies comme Protect IP et Gallagher permettent d’ouvrir votre porte de bureau via le Bluetooth de votre cellulaire ou votre code à 5 chiffres.  Du jamais vu !

12. Encore plus sécurisé !

Certains espaces de coworking offrent l’accès à l’espace 24h/7 jours. C’est une option indispensable pour certains travailleurs qui travaillent selon un horaire très flexible (ou même selon leur inspiration !). Cependant, comme on en témoigne chez 2C2B Coworking Mascouche, l’accès 24/7 vient avec un investissement dans la sécurisation de l’espace au complet. Surveillance par caméra dans tous les espaces communs et à l’extérieur. Accès à l’édifice, aux étages et même à l’ascenseur par code ou clé Bluetooth. Il est essentiel d’atteindre un juste équilibre entre accessibilité complète, usage flexible des espaces et sécurité. 

13. La réception virtuelle

Vous attendez des clients ou des partenaires à votre bureau fermé ou dans une salle de réunion au sein de votre coworking? Si votre coworking dispose des technologies de pointe, il y a de bonnes chances que vos visiteurs auront affaire à une borne de réception virtuelle intelligente. Habituellement située à l’entrée, la borne de réception dispose d’un écran tactile conçu pour faciliter l’expérience des visiteurs. Vos visiteurs pourront accéder aux répertoire des membres, vérifier disponibilités des salles de réunion, visualiser le plan de la bâtisse et même recevoir des instructions automatisées pour se rendre à destination au sein du coworking. On se projette en plein futur.

14. La salle modulable

Avec votre bureau fermé en coworking, vous accédez sûrement à une ou deux salle de conférence. Dans un coworking idéal, vous devriez avoir la possibilité de tenir une réunion confidentielle dans un espace intime. Certains espaces permettent aussi d’accueillir un gros meeting d’entreprise de plusieurs dizaines de personnes. C’est là que le concept de salles modulables entre en jeu. Que ce soit pour une formation, une réunion ou un événement corporatif, une salle modulable peut accommoder un nombre variable de participants dans un espace connecté et équipé de technologies audiovisuelles de pointe.

15. La plateforme de réservation en ligne

Surtout si vous êtes dans un gros espace de coworking, assurez-vous que vous pouvez faire vos réservations de manière autonome. Votre plateforme de réservation en ligne facilitera vos réservations des salles dans la configuration désirée (réunion, formation, amphithéâtre), du studio de podcast, de l’espace événementiel, des cabines téléphoniques ou même la salle de sieste !

16. La salle de sieste high-tech

Si vous êtes seul dans votre bureau privé en coworking, vous avez le luxe de vous isoler pour vous reposer, surtout si vous y installez un petit canapé. Par contre, vous serez plus à l’aise si votre coworking comporte une salle de sieste bien équipée. Les configurations varient selon les coworkings et peuvent comporter de l’aromathérapie, de la musique de détente ou même un dispositif de luminothérapie comme le Psio.

17. Électroménagers de luxe au bureau ? 

Votre espace de coworking est sûrement doté d’une cuisine équipée au moins d’un lave-vaisselle, d’un micro-onde et d’un frigo. Parlez à votre gestionnaire de communauté de la possibilité de pousser le concept encore plus loin.  Machine à café haut de gamme pour des macchiatos pour vous réveiller le lundi matin. Mélangeur pour des shakes revigorants avant d’aller à votre entraînement du soir. Autre option intéressante ? Certains espaces disposent d’un resto-bar qui sert des spécialités locales, salades, smoothies, bières artisanales sur place. Une solution santé à quelques mètres de votre espace de travail.

18. L’appli pour suivre vos équipes à distance

Connaissez-vous les technologies de gestion des espaces de travail? Si vous gérez une équipe d’employés qui travaille en mode hybride, c’est une solution pratique pour savoir qui se trouve où à quel moment.. Certains espaces de coworking offrent  une application en ligne qui représente une cartographie interactive de vos postes de travail. Vos coéquipiers pourront réserver leurs postes de travail et voir en temps réel qui se trouve au bureau… Pratique pour les équipes qui préfèrent la rotation des postes de travail. 

19. Téléphonie IP 

Si votre entreprise reçoit des appels téléphoniques, vous pourriez être intéressé par les services de téléphonie IP offerts par votre coworking. La plupart des espaces font affaire avec des partenaires fiables qui offrent des services de téléphonie IP, allant de la messagerie vocale au cryptage des appels, en passant par le répertoire téléphonique et l’enregistrement des appels.

20. L’adjointe pas si virtuelle

L’adjointe virtuelle est-elle une solution technologique? On s’est posé la question. Et on s’est dit que c’est un service tellement hot qu’on ne pouvait pas ne pas en parler! ll s’agit d’une vraie adjointe en chair et en os, à qui vous pouvez déléguer toutes les tâches sans valeur ajoutée au sein de votre entreprise. Elle opère entièrement à distance (ça, c’est technologique!), en offrant un accompagnement de proximité haut de gamme. Si vous êtes chanceux, l’adjointe virtuelle travaille en tandem avec une équipe qui se charge d’une panoplie de tâches administratives. Réception des appels, prise de rendez-vous, entrée de données, rédaction, volet marketing, traduction, services d’intégration TI… Pas de limites à ce qu’une bonne adjointe virtuelle peut faire pour vous!

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Vous rêvez d’un bureau fermé en coworking qui regroupe toutes ces technologies ? C’est 2C2B Coworking Mascouche ! Inscrivez-vous ici pour assister à notre prochaine visite virtuelle ou contactez-nous directement.

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